No contexto atual, em que a confiança nas instituições públicas é permanentemente desafiada, o acesso à informação administrativa constitui um pilar fundamental para o exercício de uma cidadania devidamente esclarecida, desempenhando um papel essencial na promoção da transparência da atuação dos órgãos da Administração Pública.
Alicerçado no princípio da administração aberta, o direito de acesso aos documentos administrativos, previsto na Lei de Acesso à Documentação Administrativa (LADA), compreende os direitos de consulta, reprodução e informação sobre a sua existência e conteúdo.
O acesso aos documentos administrativos que estejam na posse dos órgãos públicos, como, por exemplo, os relativos a procedimentos de contratação pública, pode ser solicitado por todos os cidadãos, sem necessidade de invocação de qualquer interesse, por requerimento escrito que contenha a sua identificação completa, respectivos contactos e assinatura.
No que respeita à forma, o requerente poderá optar livremente por solicitar a consulta gratuita da documentação por via eletrónica ou presencial nos serviços em que a mesma se encontre, a reprodução por fotocópia ou a emissão de certidão. Sendo certo que, optando por um destes dois últimos meios, será responsável pelo pagamento de taxas fixadas para o efeito.
Atendendo ao princípio da proporcionalidade, o direito de acesso aos documentos compreende naturalmente determinadas restrições, que poderão originar a sua interdição ou limitação, na medida em que possam conter informações suscetíveis de prejudicar os interesses do Estado ou, até mesmo, de violar a proteção da privacidade e os dados pessoais de terceiro.
Uma coisa é certa: o requerimento de acesso deve ser sujeito a resposta por parte da entidade a quem foi dirigido, no prazo de 10 dias úteis.
No caso de recusa do acesso à documentação, seja ela total ou parcial, devem ser comunicadas as razões que fundamentaram essa decisão. Nesse caso, beneficia o requerente da possibilidade de apresentar queixa junto da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos e recorrer à intimação para a prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões, prevista no Código de Processo nos Tribunais Administrativos.
Embora a LADA seja reflexo de um avanço significativo em termos de acesso à documentação administrativa, ainda há desafios por enfrentar relativamente ao exercício pleno do direito de acesso pelos cidadãos. Por um lado, muitas entidades públicas continuam a ser resistentes em fornecer documentos, seja por falta de hábito ou por receio de implicações políticas, devendo ser incentivada a sua disponibilização ativa e a simplificação dos processos. Por outro, mesmo aquelas que promovem uma cultura de transparência necessitam de providenciar pela melhoria dos sistemas informáticos, com vista à digitalização de um maior número de processos, tornando o acesso a documentos mais eficiente e acessível.